Monitoreo y evaluación

El constante monitoreo y evaluación que la Fundación realiza a los procesos de desarrollo y proyectos apoyados en toda su red de IAQs son la base para la gestión correcta y eficiente de la labor social que en conjunto se realiza en pro de los niños y jóvenes en situación o riesgo de calle.

Durante 2017 se optimizaron y renovaron procesos internos referentes a la administración, evaluación y gestión de la labor de Fundación Quiera mediante la sistematización de procedimientos operativos.

Tanto la formalización como la estandarización de los procesos internos han mejorado la eficiencia de manera sustancial. Para 2018 el reto es continuar sistematizando procedimientos importantes para la operación de Fundación Quiera.

A nivel externo, a través de su red de IAQs Fundación Quiera impulsa una importante transformación social. Para medirla y evaluarla utiliza las herramientas y metodologías específicas que se describen a continuación.

Herramienta Espirales de Evaluación

La Fundación cuenta con un mecanismo general de evaluación de proyectos llamado Espirales de Evaluación. A través de esta herramienta se analizan y toman decisiones para el cofinanciamiento de los proyectos presentados por las IAQs en la convocatoria anual.

La herramienta consta de una evaluación de cuatro espirales; a cada una se le asigna un valor numérico máximo de 25 puntos.

De acuerdo con la calificación total, se autoriza o no el proyecto y se decide el monto económico a asignar de la siguiente manera:

Las cuatro espirales evalúan lo siguiente:

1 Justificación del proyecto. Se analiza la aportación del proyecto para el desarrollo de la institución y su modelo: pertinencia, objetivos, actividades y capacidad de la institución para la ejecución del proyecto.

2 Recursos e implementación. Se evalúa el alcance de beneficiarios, los recursos humanos y financieros con los que cuenta la institución para el proyecto, sus riesgos y su trascendencia en la institución a mediano plazo.

3 Presupuesto. Se examinan los rubros y montos solicitados para cofinanciamiento y los que aportará la IAQ con el fin de evaluar la lógica detrás de la planeación presupuestal y la calendarización de pagos.

4 Sustentabilidad del proyecto. Se analizan los mecanismos de la institución para apropiarse del conocimiento generado por el proyecto y las estrategias de continuidad del mismo.

Herramienta Reportes cuatrimestrales de IAQs

Por cada proyecto autorizado a las IAQs, éstas deben enviar tres reportes al año con el fin de evidenciar el avance en el proyecto y el nivel de cumplimiento de los objetivos y resultados esperados.

Una vez que Fundación Quiera recibe los reportes, utiliza la herramienta de Reportes Cuatrimestrales para evaluarlos a través de tres espirales, a las que se les asigna un valor numérico de la siguiente manera:

  • 1. Cumplimiento de actividades y resultados esperados: valor máximo de 25 puntos
  • 2. Alcance de beneficiarios y uso de recursos: valor máximo de 45 puntos
  • 3. Sustentabilidad del proyecto: valor máximo de 30 puntos

Después de la evaluación de cada reporte cuatrimestral, Fundación Quiera envía una retroalimentación escrita a la IAQ para darle a conocer la percepción de la Fundación sobre la ejecución del proyecto y aportarle sugerencias para asegurar el éxito del mismo.

Las calificaciones de los reportes son tomadas en cuenta para la herramienta espirales de evaluación de los proyectos de la convocatoria del próximo año.

Metodología de Evaluación de IAQs

Con el fin de dirigir de una manera más precisa y efectiva sus recursos, Fundación Quiera cuenta con una metodología que analiza el fortalecimiento institucional y el modelo de atención de las IAQs basado en las áreas estratégicas de la Fundación.

Dicha evaluación permite también detectar las áreas en las que debe trabajar la IAQ y aquellas en las que puede apoyarle Fundación Quiera para impulsar el desarrollo de sus capacidades e incrementar su impacto.

La evaluación consiste en la revisión de 13 categorías: 9 evalúan la institucionalidad y 4 el modelo de atención.

El proceso de evaluación consta de una revisión documental de información de la IAQ y la realización de tres entrevistas a colaboradores de la institución para validar y abundar en los datos obtenidos. Posteriormente, por cada categoría se asigna una calificación y se realiza un análisis cualitativo acompañado de recomendaciones. Al obtener la calificación final, se le asigna una clasificación a la IAQ: oro, plata o bronce, y se identifican las áreas prioritarias por atender.

El área de Fortalecimiento Institucional realiza estas evaluaciones para presentarlas ante un comité conformado por consejeros e invitados expertos en evaluación. Con el apoyo de este comité se discuten y validan los resultados para que el área efectúe las modificaciones correspondientes en los reportes finales.

Posteriormente, se hace entrega presencial del reporte final de la evaluación a la IAQ con el fin de atender cualquier duda o comentario y comenzar a construir un plan de desarrollo personalizado en conjunto entre la IAQ y Fundación Quiera. También se entrega a la IAQ un glosario de términos que explica cada categoría evaluada y lo que se espera lograr en cada institución para favorecer su fortalecimiento.

Origen de la metodología

En el año 2014 Fundación Quiera llevó a cabo su primer esfuerzo para evaluar y clasificar a las IAQs. En 2016 emprendió el proyecto de mejorar la metodología de evaluación y para ello realizó un análisis de su modelo de atención con la finalidad de definir cómo esperaba desarrollar a sus IAQs. Por otro lado, analizó siete metodologías de evaluación de fortalecimiento institucional para comparar los parámetros y determinar así el nivel de institucionalidad.

Una vez que se contó con este contexto teórico se desarrolló la metodología que definió el procedimiento y categorías a evaluar. Se llevó a cabo un proyecto piloto con nueve IAQs: una de cada esquema de atención (albergue, internado y centro comunitario) y clasificación (oro, plata y bronce). El piloto permitió probar la metodología y realizar los ajustes pertinentes.

En el año 2017 se llevaron a cabo 53 visitas a IAQs para recabar la información, evaluando a 22 de ellas. Como resultado de este ejercicio, en 2018 varias IAQs cambiarán de categoría y consecuentemente podrán acceder a más o menos recursos. Estos cambios y resultados serán comunicados de manera personalizada a cada IAQ.

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